状況を単純化するために、ボブ、ジェイク、ダン、私の4人のチームを考えてみましょう。
私たちのチームが活動する責任領域は2つに分かれています。ひとつはボブとジェイクのもの、もうひとつはダンと私のものです。
最近、ジェイクが手放されました。これは上層部の決定でした。ボブはすでに仕事量が多く、納期を押していた。ジェイクは、経験は浅いものの、その一部を彼から奪ってしまった。今、ボブは一人になってしまったが、基本的に2倍の仕事量には対応できないだろう。ジェイクの後任を雇う予定はない。
直属のマネージャーもそれを知っている。私が言われたのは、ジェイクの責任を私が引き継ぐということです。困ったことに、私はボブと同じような状況に置かれています。また、ダンに仕事を任せることもできません。
a) マネージャーがそうするなと言った
b) マネージャーは、ダンがこの仕事をこなすのに十分な経験があるとは思えないと私に言った。
私もその点では未経験なので、かなり矛盾しているように思えます。確かに、私は常に新しいことを学びたい(そしてそれを職場で示したい)のですが、それがどのように機能するのか、本当にわかりません'。
上司に優先順位をつけるように頼むという回答を期待しています - 私はそうしましたが、それは基本的に"すべてが重要です"。仕事の性質上(Bobの領域は日常的な仕事、私の領域は長期的なプロジェクト)、結果を出し、KPIボードで見栄えをよくするために、私は「自分の仕事ではない」仕事をするように迫られています。
**ボブはすでに転職を考えていると言っていましたし、私もそうです。なぜなら、私は雇われた仕事をしていませんし、自分のスキルが通用しなくなることを恐れているからです。
EDIT:回答やコメントで指摘された点に対応するため。
Overtime - 残業は、実は積極的に推奨されていません。私は、通常の週40時間労働でタスクを完了することになっています。
ジェイクの後任を雇うには、会社はお金がなさすぎる - お金の問題だとは思いません。この会社は、その製品分野では世界最大級の企業なのです。*非公式ながら、上層部は「2年前はボブが一人でやっていて、かなり順調だったから、ジェイクは必要ない」という理由だと聞いています。しかし、この2年間で、職場は(空間的にも従業員数的にも)少なくとも250%規模が大きくなったという事実を見逃すことになります。つまり、2年前の仕事量は、現在の仕事量に比べれば大したことはないのです。
**私が担当している長期プロジェクトは、会社の全機能を継続的に開発・維持するために必要なものです。もし私がMyTaskAをやめてJakeTaskAをやるなら、私たちの部署の1つは、必要な変更についてSOLになってしまうでしょう。
タスクの違い - 私がジェイクのタスクに精通していないと言うのは、そのタスクについて何も知らない、経験がない、そのようなことをしたことがないという意味です。地元のガレージでエンジンを修理するのと、研究開発室でエンジンを設計するのが同じであるのと同じ意味で、broadly同じドメインなのです。
「逆代表団」の時が来たようですね。
経営陣は、ワークロードを考慮せずにジェイクを手放すことを決定しました。
現在の割り当てがあり、「完全」です。
優先順位を ASK 管理しないでください。 このようにしてください:
上司が「ユロプア、ジェイクの仕事量からこれらの義務を引き継いでほしい」と言ったとき、このように応答します。
確かにボス。 私は今満腹です。 ウィジェットプロジェクト、カナードプロジェクト、または左利きのスパナプロジェクトをぶつけることができます。 ジェイクのポップコーン風味のフラップジャックプロジェクトに取り組むことができるように、どれが落とされるか?
ボスが押し戻して「それらはすべて重要です」と言うとき、言います。
私はそのボスを理解しています。それが、私が彼らの1人がぶつかる必要があることをあなたに知らせている理由です。 暇な時間はありません。 どれを落とすべきか。
それでも拒否する場合は、メールでフォローアップしてください。
こんにちは、今日のフロアでの議論によると、リソースの不足とプロジェクトを予定どおりに完了する能力について心配しています。 私が取り組んでいるプロジェクトを完了するためにすでにハードプレッシャーがかかっているので、ジェイクが処理していたワークロードを支持して、バックバーナーにどれを置くべきかを知る必要があります。
これは明らかに悪い管理上の決定であり、スケープゴーティングのために、あなたがドアの外にいる次の人物ではないことを理解する必要があります。
このような紙の証跡で自分を保護し、履歴書を更新して他の場所を探し始めます。 これは健康的な職場環境ではありません。。
自分にできることしかできない。 そのことを常に念頭に置き、自分のできること以上のことをしようとして自分を殺さないようにしましょう。
少なくとも今のところ、上司はあなたの優先順位を決めようとしないので、あなたが決めて、上司に知らせる必要があります。 あなたが今取り組んでいること、そして、あなたが取り組んでいることのためにできていないことを、上司に知らせましょう。
Hi Boss. 今週は、JakeTaskA、MyTaskL、JakeTaskUに取り組むつもりです。 つまり、MyTaskB、MyTaskW、JakeTaskD、MyTaskRには手をつけないということです。 あなたは、私が取り組む予定の3つのタスクとMyTaskBはすべて今週が期限であることを教えてくれたので、MyTaskBが期限内に終わらないことをお知らせします。 もし、私が選択したタスクのうち、遅刻しそうなものを代わりにやってほしいのであれば、MyTaskBに今週取り組むことができるように、どのタスクを落とすか教えてください。
また、私はJakeのタスクにあまり詳しくないので、Jakeのタスクよりも時間がかかりそうな場合は、JakeTaskAをJakeTaskUよりも優先し、おそらくどちらか一方しか終わらせられないと思います。 これらの新しいタスクの状況については、また報告します。
つまり、できない仕事もあるのです。 あなたは、上司に、何を終わらせ、何を終わらせないと思っているのかを伝えているのです。 上司はそれを変更し、別の仕事を選んで優先順位をつけることができますが、それでも、あなたができる範囲の仕事しかできません。
また、コメント欄にもあるように、口頭だけでなく、必ずメールで上司に伝えるようにしましょう。
あなたは上司に、理論的なケースでの優先順位を尋ね、彼らはあなたに 'everything' と言った。もちろん、それはいつも言われることです。
あなたがすべきことは、新しいワークロードに取り掛かることです。 現在、あなたは2つのワークロードを持っているようですが、1つは「照明を維持すること」、もう1つは「将来の開発」です。 一般的には、quot;keep the lights on"の仕事(ジェイクの古い仕事)を必要なときに行い、残りの時間をquot;future development"に使うというやり方があります。 つまり、一般的には、将来の開発の方が優先順位が低いということです。
そして、そのことが他の仕事量にどのような影響を与えるかを見極めながら、上司にそのことを十分に報告するのです。 具体的な数字が見えてきたら、どれくらい物事が遅れるかを明らかにする。 こう言うんだ:
そして、その分野の他の仕事も同様に、同じように[n日]延期されるでしょう。
そうなれば、上司は優先順位をつけ直すか、ジェイクの仕事の一部をボブに戻すか、とにかくバランスを取るように指示することができる。 より具体的な詳細と、より直接的な緊急性があれば、マネージャーは常にそれを容易にすることができます。 上司のところに行って、「ユロポーがオーバーワークになりそうなので、優先順位をつけませんか」と言うのは難しいですが、「ユロポーが仕事量の関係でXの重要なことができないので、優先順位をつける方法を教えてください」と言う方がはるかに簡単です。
重要なのは、オープンであること、オーバーコミュニケーションであること、そして、何時間も余分に働くことでこのことを隠さないことです - 通常の時間(それが何であれ)働いてください。
すべてが重要である場合、緊急性について尋ねます。 これが同じ場合は、サイコロを購入してください。
一度に1つのことを行うことが重要です(リーンを参照)。
それぞれが1分かかる5つのタスクがあると想像してください。 切り替えにオーバーヘッドがないと想像してください。 したがって、A、B、C、D、Eを実行すると、すべてを実行するのに5分かかります。 切り替えを続ける場合. ABCDEABCDEABCDEABCDEその後、5分かかります。 ただし、最初のケースでは、1分後にAを出荷し、2分後にBを出荷します。 ただし、2回目を実行すると、約5分で発送されます。 これは平均して2倍の長さです。
悪化します。 切り替えのコストはゼロではありません。 通常、2つのタスクを同時に実行すると、80%の効率が得られるため、2つの1分間のタスクには2½分かかります。 一度に5つのタスクを実行すると、効率は50%未満です。 したがって、プットドロップにより、毎分1から½に低下します。 1分あたり、完了までの平均時間は2½分から10分に移動します。
だから何をすべきか。 進捗状況を示して予測するときは、経営陣に正直になり、最善を尽くして罪悪感を取り除いてください。
最善を尽くすように言われたときは、すでにそうしていることを伝えてください。
次の顧客/タスクはあなたの責任であり、キューはあなたのマネージャーの責任です。
そこに行った。 経営陣は、週160時間に4人がタスクを完了しないことは、同時に3人で分割できると考えています。 これは狂気です。
あなたは残業することが期待されていますか?? 残業代はもらえますか??
マネージャーが優先順位付けを支援しない場合は、1週間で達成したことにコミットする必要があります(作業の優先順位を設定します)。 「ボス、今週はこれとこれとこれを完了することができます。 これらを完了した後、ジェイクからタスクを開始します。」. プッシュバックが発生した場合(そうなります)、上司と期待とリソースについて率直に話し合う必要があります。 それがすべてを行う場合は、履歴書を更新する時間です。
上司に優先順位を付けるように頼むことについて怒りが期待されます-私はそれをしました、そしてそれはそうです。 基本的に「すべてが重要です」。
もちろん、それは正しい答えだからです。!
たぶんマネージャーを管理する必要があるかもしれません-私はかつて管理したものを持っていました。..
Q:「最優先事項は何ですか?"(A:"彼らはすべてそうです。!")、優先順位順にタスクをランク付けするように依頼します。
したがって、優先順位を付ける必要があると考える方法順に、おそらくExcelドキュメントでさえ、タスクのリストをメールで送信してください。 (それらの横に数字を置かないでください、そうしないと「1」のリストが返されます)。
次に、のようなことを言います。
ハイレイ、 。 タスクはすべて非常に重要であることを知っているので、ここで私がそれらに取り組む予定の順序に関する私の現在の計画を示します。 上記のタスクよりも緊急なタスクがある場合は、このリストを再配置していただけませんか?
あなたが本当に欲しかったなら、あなたはそれぞれの横に見積もりを入れて、彼にその余分な情報を与えることができます。
次に、リストが戻ってくるまで、リストに従ってタスクの作業を開始します。
あなたのマネージャーは不合理です。 再構築されたワークロードをどのように優先すべきかを尋ね、彼が答えを出さない場合、あなたは反発する権利があります。 チームがかなりの時間を失っているという事実に固執してください。 彼がそうするように迫られた場合、彼がこれに対してどのように議論することができるかは本当に明確ではありません。 何らかの理由でこれがどこにも届かない場合は、いくつかのオプションがあります。
(a)心配する必要はありません。必要に応じて優先順位を付けて、できることを実行してください。 あなたはかなり防御可能な立場にいます。 (他の人は紙の証跡を保つこと、電子メールを使用することなどについて言及しました)。
(b)上位の人と話します(または少なくともそうすると脅迫します)。 上司を超えるとリスクがあることに注意してください。
(c)別の仕事を探します。 これは素晴らしい状況のようには聞こえませんし、貧しいマネージャーのために働くことはほとんど良い考えではありません。
個人的には、おそらく(a)短期および(c)長期に行うでしょう。
作業負荷を視覚化することは、状況を説明するのに大いに役立ちます。 かんばんのYouTube/本を探して、机の後ろ、壁、またはどこにでもかんばんボードを作成します。
手元にあるすべてのタスクについて郵便メモを作成し、それらすべてを[実行する必要がある]列に配置します。 オフィスに入ったら、その日に作業する予定のものをつかんで、[実行]列に移動します。 完了したら、それらをDONEに移動します。
投稿の列から列に移動する日付をマークします。後で戻って「そのアイテムに3日かかりました」と言うことができます。 毎週終わりに上司に、完了した作業を見せてください。
次に、会話は現実的であり、仮説ではありません。ドキュメントがあり、透明で正直です。
これにより、上司は次の項目がどう思うかを確認でき、おそらく彼はそれを変更できます? また、進行中の作業を制限し、一度に開始しすぎるのではなく、タスクを完了するようにします。
設定したらかなり簡単です。 より建設的な会話を促進するのに役立つと思います。
上司に優先順位を付けるように頼むことについて怒りが期待されます-私はそれをしました、そしてそれは基本的に「すべてが重要です」です。
あなたは間違った質問をした(またはそれをひどく言い表した)か、上司は優先順位の意味を理解していません。 「すべてが重要である」という答えは、「私が理解していること、最初にどのタスクに取り組みたいのか」で打ち消されるべきです?「最初に何をしなければならないかがわかったら、次に何をする必要があるか尋ねます。 3番目、4番目など. そのリストを保持します。 上司が新しいタスクを持っているときはいつでも、そのリストのどこに挿入するかを尋ねます。
このリストを取得したら、各タスクの所要時間を推定します。 各タスクが完了することを期待しているときに、上司に明確に連絡してください。 上司と連絡を取り続けます。 タスクに予想よりも時間がかかる(または短い)場合は、彼に通知してください。
これはすべて、割り当てられたタスクに取り組む意欲を示し、さらに重要なことに、プレート上の作業量を定量化します。 そして、それはあなたにあまりにも多くのワークロードを持っていることについて話し合う弾薬を与えます。
残りの3人が実際にフルタイムで忙しいと仮定すると、他の人が言ったように、残りのスタッフが仕事を吸収することを期待するのは不合理です。
あなたはこれを一日中上司に伝えることができます。 しかし、あなたも彼を見せることができます。
Microsoft Project(または類似)のコピーを入手して、プロジェクトのタスクと推定値を入力します。 これには、さまざまな作業の完了日が表示されます。 なぜ何かが行われないのかと尋ねると、いつ開始し、いつ終了するかを彼に伝えることができます。 彼が答えを気に入らない場合は、タスクの優先順位を変更して、彼が望むものをより早く取得できるようにすることができます。
あなたは数学と議論することはできません、そして数学はあなたがそれが好きかどうか気にしません。
これは「ストレッチ」の状況ではありません-彼らはジェイクに取って代わっていません。 このワークロードは新しい通常になります。 時間を補うために残業する意味はありません。 もちろん、無料で仕事をするなら、彼らはジェイクに取って代わることはありません。..
私はあなたが知らないことを上司が何を知っているのだろうと思います。 あなたが彼が知っていることを知っていれば、決定はおそらく理にかなっているからです。 たとえば、大きなクライアントを失い、チームのワークロードが週120時間に減少する可能性があります。..
あなたは今これに対処するために銃をジャンプしています。 あなたが実際により多くの職務/より多くの時間を実行するように求められ、あなたのマネージャーに持っていく特定の仕事の例があるまで、私はあなたの舌を噛みます。 その時点で、ここで与えられた他のアドバイスに従ってください。
10か月前に最近仕事を始めたからです。 その時、一人が辞め、もう一人が解雇された。 私はあなたと同じ状況にいると思いました。彼らのフルタイムの義務の両方が私に来て、私だけが来たからです。 当時は文句を言わなかったし、楽観的に静かにそれを取った。 私は過労/低給の代わりに、単に彼らの仕事をより良いにし、週に40時間以上働くことはありませんでした。